Verallia Deutschland AG
Bad Wurzach
Wertpapier-Kenn-Nummer 685160 ISIN DE0006851603
Wir laden unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die
am 13. Mai 2020, um 10.30 Uhr (MESZ),
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz weder der Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten stattfindet.
Die Hauptversammlung wird für die angemeldeten Aktionäre live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre
erfolgt ausschließlich im Weg der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Ort der Hauptversammlung im Sinn des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Oberlandstraße 1-8, 88410 Bad Wurzach.
Die Einberufung erfolgt unter Verkürzung der Einberufungsfrist.
Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für
die Verallia Deutschland AG und den Konzern einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß §
289a, § 315a Handelsgesetzbuch (HGB) sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2019
bis zum 31. Dezember 2019
Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt 1 ist nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss
bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. § 175 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) sieht vor, dass
der Vorstand die Hauptversammlung lediglich zur Entgegennahme vorstehender Unterlagen, nicht aber zur Beschlussfassung über
diese Unterlagen einzuberufen hat.
Sämtliche vorstehenden Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung |
zugänglich.
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2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember
2019
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember
2019
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
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4. |
Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das laufende Geschäftsjahr 2020
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die
PWC PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart,
für das laufende Geschäftsjahr 2020 zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer zu wählen und ferner zum Prüfer für die
prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte, sofern eine solche erfolgt.
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5. |
Beschlussfassung über eine Änderung von § 11 Abs. 2 der Satzung
Die Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts wurden durch das Gesetz zur
Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geändert. Bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften soll
nach dem geänderten § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zukünftig für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts
der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Nach § 11 Abs. 2 der Satzung der
Gesellschaft ist entsprechend den Vorgaben der derzeit geltenden Fassung des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zur Teilnahme an der
Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ein in Textform erstellter und in deutscher oder englischer Sprache abgefasster
Nachweis des Aktienbesitzes durch das Depot führende Institut erforderlich.
Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Die Änderungen des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG und der neu eingefügte §
67c AktG finden erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020
einberufen werden. Sie werden damit bereits vor der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2021 anwendbar
sein.
Um ein Abweichen der Regelungen zu diesem Nachweis für die Teilnahme an der Hauptversammlung der Gesellschaft oder der Ausübung
des Stimmrechts in Satzung und Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung der Satzung beschlossen werden. Der Vorstand
soll durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen, dass die Satzungsänderung erst ab dem 3. September 2020
wirksam wird.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
§ 11 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
'(2) |
Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den für börsennotierte Gesellschaften gesetzlich bestimmten Zeitpunkt beziehen.
Ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes nach § 67c Absatz 3 AktG reicht aus. Im Verhältnis zur Gesellschaft
gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Aktienbesitzes
erbracht hat.'
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Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister
anzumelden.
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6. |
Beschlussfassung über die Ergänzungswahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats
Herr Yves Merel (Aufsichtsrat der Anteilseignervertreter) hat sein Amt mit Wirkung zum 28. Februar 2020 niedergelegt. Es ist
deswegen eine Nachwahl erforderlich.
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 95 Satz 2, 96 Abs. 1 4. Alt., 101 Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes und
§ 1 Abs. 1 Nr. 1, § 4 Abs. 1 des Gesetzes über die Drittelbeteiligung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat (Drittelbeteiligungsgesetz)
zusammen. Nach dem aktuellen § 7 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft besteht der Aufsichtsrat aus neun Mitgliedern, wovon
sechs Mitglieder durch die Hauptversammlung zu wählen sind.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Person in den Aufsichtsrat als Mitglied der Anteilseigner für die satzungsgemäße Dauer
zu wählen:
Frau Wendy Kool-Foulon, derzeit Leiterin der Rechtsabteilung der Tarkett S.A. und zukünftig Leiterin der Rechtsabteilung der
Verallia S.A., wohnhaft Garches/Frankreich.
Frau Kool-Foulon hält keine Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildendenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in-
und ausländischen Kontrollgremien im Sinne des § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG.
Gemäß Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex legt der Aufsichtsrat offen, dass Frau Kool-Foulon für eine wesentlich
an der Gesellschaft beteiligten Aktionärin im Sinne von Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex tätig ist. Die
Verallia France S.A. hält direkt 5,01 % der Stimmrechte, die Horizon Holdings Germany GmbH weitere 91,73 % der Stimmrechte
an der Verallia Deutschland AG. Sowohl die Horizon Holdings Germany als auch die Verallia France S.A. sind Tochtergesellschaften
der Verallia Packaging S.A.S. Nach Ansicht des Aufsichtsrats bestehen bei Frau Kool-Foulon darüber hinaus keine persönlichen
oder geschäftlichen Beziehungen zur Verallia Deutschland AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Verallia Deutschland
AG oder einem wesentlich an der Verallia Deutschland AG beteiligten Aktionär, die nach Ziffer C.13 des Corporate Governance
Kodex offenzulegen wären.
Der Aufsichtsrat hat sich vergewissert, dass die vorgeschlagene Kandidatin den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen kann.
Die zur Wahl vorgeschlagene Kandidatin ist mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut.
Weitere Informationen zu der vorgeschlagenen Kandidatin sind über die Internetseite
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung |
zugänglich.
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7. |
Beschlussfassung über eine Reduzierung der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder und Verkürzung der Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder
mit Änderung von § 7 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 6 der Satzung
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht derzeit gemäß § 7 Abs. 1, Satz 1 der Satzung aus neun Mitgliedern. Um die Kosten
und den Verwaltungsaufwand im Aufsichtsrat zu verringern, soll die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder deshalb von derzeit
neun auf sechs Aufsichtsratsmitglieder reduziert werden. Mit einem aus sechs Mitgliedern bestehenden Aufsichtsrat wird nach
Auffassung der Verwaltung ein vernünftiger Ausgleich zwischen der Sicherstellung der Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats
und einer sinnvollen Arbeitsteilung einerseits sowie einer Verringerung von Kosten und Verwaltungsaufwand andererseits erreicht.
Zudem soll die Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder gemäß § 7 Abs. 2 der Satzung verkürzt werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
§ 7 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 6 der Satzung werden wie folgt neu gefasst:
'(1) |
Der Aufsichtsrat besteht aus sechs Mitgliedern. Davon werden vier Mitglieder von der Hauptversammlung und zwei Mitglieder
von den Arbeitnehmern nach den Bestimmungen des Drittelbeteiligungsgesetzes gewählt. Soweit Ersatzmitglieder bestellt werden,
gilt für deren Amtszeit § 7 Abs. 3 entsprechend.
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(2) |
Die Bestellung erfolgt bis zum Ende der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das erste Geschäftsjahr nach dem Beginn
der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Wahl erfolgt, wird nicht mitgerechnet. Diese Satzungsregelung gilt
bereits für die von der Hauptversammlung vom 15. Mai 2019 gewählten Aufsichtsräte.
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(6) |
Beschlüsse des Aufsichtsrats werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Dabei gilt Stimmenthaltung nicht
als Stimmabgabe. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden der betreffenden Sitzung des Aufsichtsrats den Ausschlag;
das gilt auch bei Wahlen. Nimmt der Vorsitzende des Aufsichtsrats an der Abstimmung nicht teil, so gibt die Stimme seines
Stellvertreters den Ausschlag."
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8. |
Beschlussfassung über eine Änderung von § 2 Abs. 1 der Satzung
Die Rohstoffversorgung der Gesellschaft, insbesondere diejenige mit Glasscherben, hat einen sehr hohen Stellenwert. Die Gesellschaft
besitzt mit der Scherbenaufbereitung - 'SAR' genannt - einen eigenen Bereich, der Recyclingscherben aufbereitet. Der Vorstand
und Aufsichtsrat möchten den in § 2 Abs. 1 der Satzung definierten Gegenstand des Unternehmens um die Aufbereitung von Glasscherben
erweitern.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
§ 2 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
'(1) |
Gegenstand des Unternehmens sind die Herstellung und der Vertrieb von Glasverpackungen aller Art und von verwandten Artikeln,
die Aufbereitung von Glasscherben, die technische und marktwirtschaftliche Beratung Dritter auf dem Gebiet der Glasherstellung,
die Projektierung, Entwicklung und der Verkauf von Anlagen der Glasindustrie sowie die Know-how-Verwertung im weitesten Sinn.'
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9. |
Beschlussfassung über eine Änderung von § 8 der Satzung
Mit Urteil vom 27. November 2019 hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass die Tätigkeit eines Aufsichtsratsmitglieds, das
(nur) eine Festvergütung erhält, nicht der Umsatzsteuer unterliegt. § 8 der Satzung soll deswegen klarstellend geändert werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen.
§ 8 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
'Jedes Mitglied des Aufsichtsrates erhält neben dem Ersatz seiner Auslagen und einer ihm eventuell für die Aufsichtsratstätigkeit
zur Last fallenden Umsatzsteuer nach Ablauf des Geschäftsjahres eine feste Vergütung von EURO 7.700,- p. a. Der Vorsitzende
und sein Stellvertreter erhalten jeweils EURO 14.900,- p. a.'
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I. |
Allgemeine Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
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Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 13. Mai 2020 wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen
der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrechts,
BGBl. I 2020, S. 569), nachfolgend "Covid-19-Gesetz" als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder
ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der
nachfolgenden Bestimmungen am 13. Mai 2020 ab 10.30 Uhr (MESZ) live im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der in Abschnitt IV. beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische
Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Über den passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte)
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihre eingeräumten Aktionärsrechte ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen
einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.
II. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
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Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 11 der Satzung der Gesellschaft
nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Aktienbesitzes bis spätestens Samstag,
9. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse in Textform (§ 126b BGB)
in deutscher oder englischer Sprache anmelden:
Verallia Deutschland AG c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Deutschland Telefax: +49 (0)89 889 690 633 E-Mail: [email protected]
Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in
Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch ein zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenes Institut
erforderlich und ausreichend; der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Der Nachweis hat sich
auf den Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den Beginn des 1. Mai 2020, 00:00 Uhr (MESZ), ('Nachweisstichtag')
zu beziehen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes bis spätestens 9. Mai 2020,
24.00 Uhr (MESZ), werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an
die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts
als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand
nach dem Nachweisstich haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht
haben, sind auch dann zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie
die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Personen, die am Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach
Aktionär der Gesellschaft werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien an der virtuellen Hauptversammlung nur teilnahme-
und stimmberechtigt, wenn der Gesellschaft form- und fristgerecht eine Anmeldung nebst Anteilsbesitznachweis des bisherigen
Aktionärs zugeht und dieser den neuen Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung ermächtigt. Der Nachweisstichtag hat
keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.
III. |
Details zum Internetservice
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Ab 1. Mai 2020, 0:00 Uhr (MESZ), steht auf der Internetseite der Gesellschaft
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
der passwortgeschützte Internetservice zur Verfügung. Über diesen passwortgeschützte Internetservice können Aktionäre (bzw.
ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben
und elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, Fragen einreichen und Widerspruch
gegen einen Beschluss der Hauptversammlung, jeweils wie nachfolgend in den Abschnitten IV., VI., VII. näher beschrieben, einlegen.
Die für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice erforderlichen individualisierten Zugangsdaten werden nach Zugang
einer ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Anteilsbesitznachweises zugesandt.
IV. |
Verfahren für die Stimmabgabe
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Bevollmächtigung
Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Stimmrechte auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch eine Aktionärsvereinigung
oder einen Intermediär ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung unter Nachweis des Anteilsbesitzes
durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten Sorge zu tragen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Die Übermittlung des
Nachweises der Bevollmächtigung kann per E-Mail, postalisch oder per Telefax bis zum Ablauf des 12. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ),
an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen
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Verallia Deutschland AG c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Deutschland Telefax: +49 (0) 89 / 88 96 906-55 E-Mail: [email protected]
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oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt,
geändert oder widerrufen werden.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden,
welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht
auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung
der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung
erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten
Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder sonstigen nach § 135 Abs. 8 AktG
gleichgestellten Personen oder Institutionen richten sich das Verfahren, die Form und der Widerruf der Bevollmächtigung nach
besonderen Regelungen. Bitte wenden Sie sich an den betreffenden Intermediär, die betreffende Aktionärsvereinigung oder sonstige
in § 135 Abs. 8 AktG genannte Person oder Institution, um Näheres zu erfahren.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen
vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung
der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Vollmacht an die durch die Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
ausüben. Auch in diesem Fall ist die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend
im Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend
in diesem Abschnitt IV. genannte Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des 12. Mai 2020, 24:00 Uhr
(MESZ), oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung erteilt, geändert
oder widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt.
Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen
für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten
Weisungen abzustimmen; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche
Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen
und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung
von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt
der Einzelabstimmung.
Stimmabgabe im Wege der Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege der Briefwahl schriftlich oder auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten
Internetservice abgeben. Auch in diesem Fall ist die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes,
wie vorstehend im Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
Briefwahlstimmen können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend in diesem Abschnitt IV. genannte Anschrift, Telefax-Nummer
oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des 12. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ), oder über den passwortgeschützten Internetservice auf
der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert
oder widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt.
Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung
bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung
gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§
126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.
V. |
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet
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Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Versammlung am 13. Mai 2020 ab 10:30 Uhr (MESZ) live
auf der Internetseite der Gesellschaft
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton verfolgen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes, jeweils wie vorstehend
unter Abschnitt II. beschrieben, werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
übersandt.
Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw.
Online-Teilnahme).
VI. |
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
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Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Vollmacht- und Weisungserteilung
an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über den passwortgeschützten Internetservice
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 13. Mai 2020 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr.
1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.
VII. |
Weitere Angaben zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Covid-19-Gesetz
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Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 Satz 4 Covid-19-Gesetz
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00
erreichen können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand
muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form des §
126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft
unter der nachstehenden Adresse spätestens am 28. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein
postalisch: Vorstand der Verallia Deutschland AG c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Deutschland
elektronisch (mit qualifizierter elektronischer Signatur):
[email protected]
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der
Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten werden.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht - unverzüglich
nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen
davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem
unter der Internetadresse
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu
einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Wahlvorschläge an die Gesellschaft übersenden.
Wahlvorschläge von Aktionären sowie Gegenanträge, die bis spätestens 28. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft
unter der nachfolgend genannten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sind, werden, soweit die übrigen Voraussetzungen
für eine Veröffentlichungspflicht nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind, unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens
des Aktionärs und einer etwaigen Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich gemacht:
postalisch:
Vorstand der Verallia Deutschland AG c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Deutschland
per Telefax +49 (0) 89 / 88 96 906-55
elektronisch: [email protected]
Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu etwaigen Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls unter der genannten
Internetadresse veröffentlicht.
Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden von der Gesellschaft nicht im
Internet veröffentlicht.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß gestellte
und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der Hauptversammlung bekannt gemacht
wurden, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.
Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 Covid-19-Gesetz
Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 13. Mai 2020 kein Auskunftsrecht.
Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen. Ein Recht auf Antwort ist damit
jedoch nicht verbunden. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Der
Vorstand hat nicht alle Fragen zu beantworten; er kann insbesondere auch Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen
Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen; er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden
Stimmanteilen bevorzugen.
Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung, d.h. bis spätestens 11. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ),
per E-Mail unter
[email protected]
oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
einzureichen.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
VIII. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
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Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 26.000.000,00 ist eingeteilt in 1.000.000 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine
Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 1.000.000.
Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Stückaktien.
IX. |
Weitergehende Erläuterungen und Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft/Unterlagen
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Alle gesetzlich erforderlichen Hauptversammlungsunterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen einschließlich
der weitergehenden Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gem. §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG, § 1 Abs. 2 Nr. 3 Covid19-Gesetz
i.V.m. 131 Abs. 1 AktG und § 1 Covid-19-Gesetz sind ab Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Auch während der Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
http://de.verallia.com/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich sein.
X. |
Hinweise zum Datenschutz
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Die Verallia Deutschland AG verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung,
Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte; gegebenenfalls Name, Vorname, Anschrift und E-Mail-Adresse des vom jeweiligen
Aktionär ggf. benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung
ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Durchführung an der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich.
Für die Verarbeitung ist die Verallia Deutschland AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist
Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.
Die Dienstleister der Verallia Deutschland AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten
von der Verallia Deutschland AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung
erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Verallia Deutschland AG.
Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese
Rechte können Sie gegenüber der Verallia Deutschland AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
[email protected]
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Verallia Deutschland AG Datenschutzbeauftragter Thomas Emmendörfer Oberlandstraße - 88410 Bad Wurzach E-Mail: [email protected] Fax: 07564-18.600
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Verallia Deutschland AG Datenschutzbeauftragter Thomas Emmendörfer Oberlandstraße - 88410 Bad Wurzach E-Mail: [email protected] Fax: 07564-18.600
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Verallia Deutschland AG zu finden.
Bad Wurzach, im April 2020
Der Vorstand
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